18장. 회의와 이메일은 기록이 아니라 결정 흐름으로 바꾼다

회의 요약의 목적은 모든 말을 줄이는 것이 아니다. 결정, 근거, 담당자, 기한, 미해결 질문을 복원하는 것이다. 녹취에 개인정보와 민감한 사업 정보가 있으므로 참여 동의, 보존 기간, 접근 권한을 먼저 확인한다.

회의 입력 계약:

meeting: 베타 운영 준비
participants: 역할만 기록
output:
  - decisions
  - actions(owner, due, evidence)
  - open_questions
  - risks
forbidden:
  - 녹취에 없는 합의 생성
  - 민감정보 반복
  - 담당자 임의 지정

“김 대리가 할 것 같다”는 결정을 만들지 않는다. 담당자가 명시되지 않았으면 owner 미정으로 남긴다. 기한이 “다음 주”라면 회의 날짜와 조직 시간대를 기준으로 계산하고 확인 표시를 붙인다.

이메일은 초안과 발송을 분리한다. AI가 수신자, 첨부, 링크를 확인하고 초안을 만들 수 있지만 외부 발송은 별도 승인과 최종 미리보기가 필요하다. 대량 발송은 테스트 수신자, 수신 거부, 중복 방지 키, 발송 영수증과 취소 가능성을 확인한다.

장애 중에는 원인을 확정하지 않는다.

확인된 영향: 로그인 요청의 18% 실패
조사 중: 인증 캐시 갱신과의 연관성
다음 업데이트: 14:30 KST
고객 행동: 재시도보다 상태 페이지 확인 권고

AI는 말투를 다듬지만 사건 상태의 정본은 모니터링과 사고 지휘자가 가진다.

회의 후 10분 대사

AI가 만든 액션 항목을 회의 참가자에게 바로 발송하지 않는다. 회의 종료 뒤 담당자가 결정 세 개만 원문과 대사한다. 결정되지 않은 토론이 결정으로 바뀌지 않았는지, owner와 날짜가 실제 발언에 있는지 본다.

[ ] 결정과 제안이 구분됨
[ ] owner가 명시적으로 수락함
[ ] 상대 날짜가 절대 날짜와 시간대로 변환됨
[ ] 외부 공유 금지 내용이 제거됨
[ ] 녹취 삭제·보존 정책이 적용됨

수정된 요약을 정본으로 만들고 원 녹취와 접근 권한을 분리한다. 다음 회의에서는 지난 액션의 완료 증거를 확인한다. AI 요약이 업무 시스템과 연결되지 않으면 읽히지 않는 문서만 늘어난다.