경력증명서 안 떼 주는 회사: 30일 이상 근무·퇴직 3년 안이면 요구 가능

30일 이상 계속 일했다면 퇴직 후 3년 안에 회사에 경력증명서(근로기준법상 이름은 ‘사용증명서’)를 청구할 수 있고, 회사는 사실대로 적은 증명서를 즉시 내줘야 합니다. 근거는 근로기준법 제39조와 같은 법 시행령 제19조입니다. 재직 중에도 청구할 수 있고, 직원이 4명 이하인 작은 가게나 사무실에도 똑같이 적용돼요. 거부하면 노동청 진정 대상이고 과태료는 1차 30만원, 2차 50만원, 3차 이상 100만원입니다. 회사가 폐업했다면 고용보험·건강보험·국민연금 기록으로 재직 기간을 증명하고, 담당 업무는 다른 자료로 채웁니다. 확인일은 2026년 10월 7일입니다.

청구할 수 있는 사람과 기한

• 계속하여 30일 이상 근무한 근로자여야 합니다. 정규직·계약직·아르바이트 같은 고용 형태는 따지지 않습니다.
• 청구 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다. 조문이 “퇴직한 후라도”라고 쓰고 있어 재직 중 청구도 당연히 됩니다.
• 상시 4명 이하 사업장도 대상입니다. 근로기준법 시행령 별표 1이 작은 사업장에 적용하는 조문으로 제35조부터 제42조까지를 넣어 두었고, 제39조가 그 안에 있습니다.
• 회사는 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항을 사실대로 적어 즉시 내줘야 하고, 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다.

무엇을 적어 달라고 할지 먼저 정한다

“경력증명서 좀 주세요”라고만 하면 회사가 쓰던 양식대로 만들어 줍니다. 제출처에서 필요한 항목을 정해 항목을 지정해서 청구하는 편이 한 번에 끝나요.

반대로 적지 말아 달라고 할 권리도 있습니다. 퇴직 사유, 징계 이력처럼 요구하지 않은 내용을 넣으면 제39조 제2항 위반이고, 시행령 과태료 기준에서도 이 경우가 가장 무겁습니다(1차 80만원). 증명서에 불리한 문구가 들어가 있다면 삭제한 본으로 다시 달라고 하면 됩니다.

요청 메일 문안은 이 정도면 충분합니다. “근로기준법 제39조에 따라 재직 기간·담당 업무·직위를 적은 사용증명서를 요청합니다. 퇴직 사유 등 요청하지 않은 사항은 적지 말아 주십시오.” 제출처가 지정한 서식이 있으면 첨부하고, 받을 방법(우편·PDF)과 받을 날짜를 함께 적어 두면 나중에 진정할 때 그대로 증거가 됩니다.

회사가 거부하거나 미룰 때

1. 메일이나 사내 시스템으로 다시 청구합니다. 조문 번호와 첫 청구 날짜를 적어 둡니다.
2. 그래도 안 되면 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에 상담합니다. 평일 9시부터 18시까지입니다.
3. 고용노동부 노동포털이나 사업장 관할 지방고용노동관서에 진정을 넣습니다. 첫 청구 메일, 회사의 거부 답장이 핵심 증거입니다.
4. 내용이 사실과 다르게 적혔다면 정정을 요구하고, 응하지 않으면 함께 진정합니다.

과태료는 근로기준법 시행령 별표 7에 위반 유형별로 정해져 있습니다. 법 제116조가 정한 상한은 500만원이에요.

2차·3차 기준은 최근 1년간 같은 위반으로 과태료 처분을 받은 회사에 붙습니다. 또 회사가 위반 상태를 고치려고 노력한 사정이 있으면 2분의 1 범위에서 줄여 부과할 수 있습니다. 회사 입장에서는 진정 뒤라도 바로 발급하는 편이 낫다는 뜻이고, 목적이 과태료보다 증명서라면 이 점을 담당 근로감독관과 이야기해 보는 것도 방법이죠.

“오래돼서 기록이 없다”는 답을 들었다면

회사가 내세우기 쉬운 핑계지만 법은 반대로 정해 두었습니다. 근로기준법 제41조와 시행령 제20조에 따라 회사는 근로자 명부에 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 연월일과 계약기간, 퇴직 연월일과 사유를 적어야 하고, 제42조에 따라 근로자 명부와 근로계약서·임금대장·퇴직 관련 서류를 3년간 보존해야 합니다. 보존 기간은 명부는 퇴직한 날, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 셉니다.

즉 퇴직 후 3년이라는 청구 기한과 회사의 서류 보존 기간이 거의 같은 시점에 끝납니다. 그 안에 청구했는데 “자료가 없다”고 한다면 증명서 거부와 별개로 명부·서류 보존 의무 문제가 됩니다. 재청구 메일에 제41조·제42조를 함께 적어 두면, 회사가 자료 탓을 하기 어려워집니다. 예외도 있는데, 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 근로자 명부를 만들지 않아도 됩니다. 사용증명서 청구 자격이 30일 이상 근무자로 묶여 있는 것과 같은 선이에요.

가상 사례 — 2024년 3월 31일에 퇴사한 A씨가 2026년 10월에 이직 서류로 경력증명서를 요청했더니 “퇴사자는 안 해 준다”는 답이 왔습니다. 퇴직 후 3년은 2027년 3월 말까지라 아직 반년 가까이 남아 있으므로 청구권이 살아 있습니다. A씨는 거부 답장을 저장해 두고 진정을 넣으면 되고, 2027년 4월 이후라면 법적 청구권은 끝나 아래의 대체 서류로 넘어가야 합니다.

폐업했거나 연락이 끊긴 회사라면

받을 곳이 없어졌다면 국가 기록으로 재직 사실을 보여 줍니다.

서류끼리 날짜가 하루씩 어긋나 보여도 당황할 필요는 없습니다. 국민연금법 제12조는 사업장가입자가 사용관계가 끝난 날의 다음 날에 자격을 잃는다고 정하고 있어, 3월 31일 퇴사자의 상실일은 4월 1일로 찍히는 것이 정상입니다. 제출처가 퇴사일을 따로 묻는다면 상실일에서 하루를 뺀 날짜를 적고, 그 이유를 한 줄 덧붙이면 됩니다.

국민연금 가입증명은 경력 제출용으로 쓰기 좋은 기능이 두 가지 있습니다. ‘특정사업장 선택’에 체크하면 고른 회사의 이력만 출력되고(기간만 잘라 내는 것은 안 됨), 사업장 이름 뒤에 붙은 ‘일용직’·‘계약직’ 같은 문구는 ***로 가려서 발급할 수 있습니다(문의 063-713-5535). 반대로 없는 문구를 넣는 것은 안 됩니다.

국민연금 가입증명은 받는 길도 넓습니다. 공단 안내 기준 신청 방법이 방문, 팩스, 우편, 유선, 홈페이지, 모바일앱, 정부24, 디지털ARS, 무인민원발급기까지 있고 처리는 즉시(3시간 이내)입니다. 무인민원발급기에서는 영문본이 나오지 않으니 해외 제출용은 홈페이지에서 뽑습니다.

가상 사례 — B씨는 2019년 3월 1일부터 2022년 8월 31일까지 일한 회사가 폐업해 공공기관 경력 인정 서류를 못 받고 있습니다. 국민연금 가입증명에서 그 회사만 골라 출력하면 자격유지기간은 2019.03.01.~2022.08.31.로, 자격 상세내역에는 상실 변동일 2022-09-01로 나옵니다. 재직 기간 3년 6개월(42개월)이 국가 기록으로 확인되는 셈이죠. 담당 업무는 함께 일한 팀장의 확인서와 당시 결과물 사본으로 보완하고, 이 조합을 인정하는지 기관에 먼저 묻는 순서가 안전합니다.

기록 자체가 비어 있다면, 즉 회사가 고용보험 취득 신고를 하지 않았다면 고용보험법 제17조에 따라 피보험자였던 사람도 언제든지 피보험자격 취득·상실 확인을 청구할 수 있습니다. 청구하러 갈 때는 근로계약서나 급여 이체 내역처럼 일한 사실을 보여 줄 자료를 챙겨 가는 편이 좋습니다.

이 서류들은 재직 기간은 증명하지만 담당 업무는 보여 주지 못합니다. 직무 경력이 중요한 지원이라면 당시 상사나 동료의 확인서, 작업 결과물, 계약서 사본을 함께 내는 방법이 있습니다. 제출처에 “회사 폐업으로 경력증명서 발급이 불가하다”는 사정을 먼저 알리고 어떤 조합을 인정하는지 물어보면 왕복이 줄어요.

제출처마다 요구가 다르다

• 공공기관·공무원 경력 인정 — 4대보험 기록과 함께 직무 내용이 적힌 증명서를 요구하는 경우가 많습니다.
• 민간 이직 — 재직 기간과 직위 정도로 충분한 경우가 많습니다.
• 자격증·시험 응시 요건 — 정해진 서식이 있는 경우가 있으니 그 서식을 회사에 넘겨 작성을 요청합니다.
• 비자·해외 제출 — 영문 증명서와 아포스티유(해외에 내는 공문서가 진짜임을 확인해 주는 인증)가 필요할 수 있습니다.

헷갈리는 질문

재직 중에 요청하면 회사가 거절할 수 있나요?

거절할 수 없습니다. 제39조는 “퇴직한 후라도”라고 적어 재직자를 전제로 하고 있어요. 다만 이직 준비가 알려지는 부담은 따로 따져 볼 문제입니다.

퇴사한 지 3년이 지났습니다.

법상 청구 기한은 지났지만 회사가 자발적으로 발급해 주는 것은 막혀 있지 않습니다. 안 되면 위의 4대보험 기록으로 대체합니다.

퇴직 사유가 적힌 증명서를 이미 받았습니다.

요청하지 않은 항목이라면 빼고 다시 발급해 달라고 청구할 수 있습니다. 응하지 않으면 ‘요구하지 않은 사항을 적은 경우’로 진정할 수 있고, 이 유형의 과태료가 가장 높습니다.

공식 확인처

• 국가법령정보센터 근로기준법(제39조 사용증명서, 제116조 과태료)
• 국가법령정보센터 근로기준법 시행령(제19조, 별표 1, 별표 7)
• 고용노동부 노동포털
• 고용24
• 국민연금공단
• 국민건강보험공단

재직 기록을 대신 보여 줄 서류

• 국민연금 가입증명서 발급과 경력 제출 시 주의점
• 건강보험 자격득실확인서 발급 안내
• 임금체불 신고 방법: 급여·퇴직금 증거와 노동포털 처리 순서